Fatturazione elettronica: cos'è e come funziona

La fatturazione elettronica è un sistema digitale che ha diverse funzionalità, tra cui l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture. Quest’ultime, grazie ad un innovativo e moderno sistema, non devono più essere supportate dalla carta, e dunque non c’è più bisogno di compilare tali documenti a mano o con Excel. Lo stesso dicasi per la conservazione: niente più ammasso di carte sugli scaffali, e nemmeno migliaia di email andate perdute chissà dove. Il concetto di archiviazione è cambiato, poiché grazie alla fatturazione elettronica si riesce a ridurre il tempo e a ridimensionare i costi di tale operazione, e non ci sono particolari vincoli se non qualche requisito.

Uno dei dati necessari per poter emettere e ricevere fatture elettroniche è l'indirizzo PEC, ovvero della casella di posta elettronica che ai possessori di Partita IVA serve anche per ricevere comunicazioni dagli enti pubblici. Generalmente i provider che forniscono questo genere di servizio hanno dei canoni fissi ma qualora si ipotizzi di emettere poche fatture all'anno segnaliamo che su letterasenzabusta.com, fornitore di svariati servizi postali, è possibile attivare la PEC gratis e pagare una quota per il singolo invio di una mail. Ma per coloro che ancora non sono informati a riguardo, è bene saperne di più: ecco cos’è la fatturazione elettronica e come funziona.

Cos’è la fatturazione elettronica
Quando si parla di fatturazione elettronica, si fa riferimento ad un documento digitale che riporta le informazioni presenti in una qualunque fattura cartacea: gli importi, i dati del mittente e del destinatario, la descrizione delle prestazioni svolte e così via. Tuttavia, tale documento deve essere in regola, dunque a norma di legge, e per rispettare i canoni deve risultare prodotto seguendo le linee del tracciato conosciuto come FatturaPA. Quest’ultimo è un insieme di dati i quali vengono strutturati in un formato digitale specifico, ossia con il linguaggio XML; ciò va ricordato con attenzione perché altrimenti si dà per scontato che si tratti di fogli scansionati o di PDF.

E infatti, presentare dei file di questa tipologia esporrebbe l’individuo al rischio di ricevere delle multe piuttosto salate, a dimostrazione del fatto che le norme legislative vanno pedissequamente eseguite. In ultima analisi, il linguaggio XML è l’unico accettato per poter produrre una fatturazione elettronica, e per farlo non c’è bisogno di richiedere l’aiuto di un informatico professionista, tanto meno è necessario esserlo. Ci sono dei software addetti alla fatturazione e alla gestione dei documenti elettronici, che funzionano perfettamente in maniera automatizzata. Il soggetto in questione non deve far altro che compilare le fatture inserendo i dati, e una volta terminato è il software in questione a trasformare il documento nel formato XML, così da risultare a norma di legge.

Come funziona la fatturazione elettronica
Per rispettare la legge sulla fatturazione elettronica, bisogna emettere correttamente le proprie fatture attraverso dei passaggi standard stabiliti dalla legge stessa. Si tratta, dunque, di diverse azioni obbligatorie a cui far fronte. La prima riguarda la compilazione della fattura, inserendo: la data di emissione; i dati del cliente e del mittente; i beni o i servizi offerti; il numero progressivo (per identificare la fattura); l’importo; quando prevista, l’IVA. Una volta compilato il tutto, e se si è installato un software di fatturazione, si può passare allo step successivo: la firma digitale, per garantire il contenuto della fattura.

Anche in questo caso, è il software che procede automaticamente, e non bisogna ogni volta inserire la firma da sé. Terminato anche tale passaggio, la fattura elettronica va inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio, siglato SdI, e gestito dall’Agenzia delle Entrate. Questo sistema informativo funge da vero e proprio postino, sia per ciò che concerne l’invio che la ricezione delle fatture indirizzate alla Pubblica Amministrazione o ai Privati. Tuttavia, ci sono delle tempistiche da rispettare a partire dal momento in cui viene erogato il prodotto o servizio per il quale il cliente ha pagato.