Software per commercialisti: quali funzionalità non possono mancare

La professione del commercialista è, per certi versi in modo sorprendente, tra quelle che negli ultimi anni stanno vivendo un periodo di maggiore evoluzione. Il commercialista è infatti chiamato a svolgere un ruolo sempre più strategico per i propri clienti, complici i costanti – e complessi – aggiornamenti normativi. Funge dunque da consulente strategico, con soluzioni che devono essere, proprio alla luce di più variabili considerabili, personalizzate.

A fare da “grimaldello del cambiamento”, passateci l’espressione, è poi la digitalizzazione, che sta influenzando tanto il legislatore – pensiamo ad esempio alla fatturazione elettronica – quanto le aziende dell’informatica, che mettono a disposizione programmi gestionali sempre più sofisticati.

Tale sofisticatezza si traduce in piattaforme user friendly, scalabili e capaci di garantire una condivisione aggiornata in tempo reale dei dati: strumenti diventati ormai una vera e propria necessità, in quanto in grado di ottimizzare l’operatività quotidiana.

Ma quali funzionalità deve avere quello che può essere definito come miglior software commercialisti? Ce ne sono diverse – alcune le abbiamo già anticipate – e in questo articolo offriamo una panoramica esaustiva.

Perché Excel non basta più

Possiamo dirlo senza problemi: qualsiasi studio di commercialisti che si avvalga di unicamente di programmi generici come Excel o Word per gestire le attività quotidiane non può essere considerato affidabile. Può sembrare forse un’affermazione audace, ma se si esplorano i limiti di questi software è facile arrivare a una simile conclusione, almeno nella maggior parte dei casi.

Senza nulla togliere al fatto che si tratta di programmi validi per molteplici scopi, c’è da dire che mostrano limiti palesi quando si vanno ad affrontare volumi significativi di dati, a fronte dei vari aggiornamenti normativi e della condivisione tra più collaboratori.

Il rischio di incorrere in errori manuali è concreto, con conseguenze che possono essere pesanti: sanzioni, ritardi negli adempimenti, insoddisfazione dei clienti. Senza contare il tempo che si perde in operazioni di per sé semplici ma ripetitive e che per questo si prestano a essere automatizzate.

Le funzionalità indispensabili di un software per commercialisti

Quando si parla di miglior software per commercialisti, ci sono alcune caratteristiche che risultano imprescindibili. Vediamole insieme:

-automazione delle attività come registrazioni contabili, calcoli, impostazione delle scadenze;

-adeguamento del sistema alle novità fiscali e legislative;

-ottimizzazione della documentazione, che deve essere organizzata per essere facilmente accessibile e archiviata in modo sicuro, nel rispetto delle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati;

-possibilità di lavorare in modalità collaborativa, con accesso condiviso ai dati da parte di più figure, anche da remoto;

-scalabilità ai massimi livelli, affinché la piattaforma possa adeguarsi ai cambiamenti dell’attività, senza richiedere costose migrazioni future;

-intuitività d’uso del sistema, senza che occorra una formazione continua, la quale finisce per rallentare (invece che velocizzare) il lavoro. Per dirlo in parole semplici, l’interfaccia deve essere chiara anche per chi non ha competenze informatiche avanzate.

Infine, la sicurezza dei dati, alla luce della crescente sofisticatezza degli attacchi informatici, è irrinunciabile. Un aspetto destinato a ulteriori sviluppi, forse più degli altri elencati, perché si tratta di un tema oggetto di esplorazione da parte delle case produttrici, che si trovano a fare i conti con un’innovazione tecnologica che va davvero molto veloce.