La buona notizia è che un programma di fatturazione elettronica può aiutare ad evitare molti errori, agevolando l’inserimento dei dati. Ma quali sono i più comuni? Vediamoli insieme e scopriamo come affrontarli.
Quali sono gli errori più comuni nella fatturazione elettronica
Esistono errori piuttosto frequenti che molti liberi professionisti o aziende possono compiere nella fretta di svolgere più attività. Dall’errata indicazione della partita IVA all'inserimento incompleto dei dati ma la buona notizia è che grazie alla tecnologia possiamo prevenire questi errori attraverso l’inserimento dei dati in pochi clic. La fattura elettronica deve essere inviata al sistema di interscambio (Sdi), che la sottopone a controlli e lo inoltra al destinatario. Tuttavia, in caso di dati sbagliati o incompleti, lo Sdi scarta il documento e segnala l’errore.Se nonostante tutte le accortezze un errore capitasse, non bisogna farsi prendere dal panico poiché è possibile intervenire.
Si dovrà correggere la fattura e reinviarla allo SdI entro 5 giorni, mantenendo lo stesso numero e la medesima data.
Vediamo gli errori più comuni e come intervenire.
Dati del cliente inseriti in modo errato
Uno degli errori più diffusi riguarda la compilazione dei dati del cliente.
Verificate sempre:
-La ragione sociale o il nome completo del cliente;
-La provincia, scritta con la sigla corretta;
-L’indirizzo, che non superi i 60 caratteri consentiti.
Codice destinatario errato
Il codice destinatario è da rileggere con attenzione poiché se errato non permetterà al documento di raggiungere il cliente.Ricordate che per privati e aziende italiane è di 7 caratteri, di 6 caratteri per la Pubblica Amministrazione.
Partita IVA o codice fiscale sbagliati
Un altro motivo frequente di scarto è legato alla Partita IVA o al codice fiscale, sia vostro sia del cliente.Può capitare di:
-Inserire un numero sbagliato;
-Usare il codice fiscale di una persona fisica invece di quello aziendale;
-Indicare dati che non corrispondono a quelli registrati.
In questi casi lo SdI vi restituisce un messaggio di errore.
Numerazione duplicata della fattura
Ogni fattura deve avere un numero progressivo unico. Se inviate due volte un documento con lo stesso numero, lo SdI segnala un errore di duplicazione. L’errore emerge soprattutto quando si tenta di inviare nuovamente una fattura già emessa senza modificarne il numero: per evitarlo controllate la progressione ed eventualmente correggete la numerazione prima dell’invio.Data incoerente
Attenzione alla data: dovrà essere coerente con quella di emissione.
IBAN non valido
L’IBAN è una combinazione numerica piuttosto lunga che se copiata manualmente può causare errori. Se la struttura non è completa il sistema lo scarta automaticamente così da non incorrere in errori di pagamento. Molti software effettuano un controllo automatico, ma è sempre utile un controllo manuale prima dell’invio.Utilizzo scorretto del codice per clienti esteri
Per i clienti non residenti in Italia è previsto l’uso di un codice specifico. Attenzione a riempire i campi correttamente evitando anomalie come l’indicazione del paese “Italia” che spesso appare di default. La soluzione allo scarto del documento è facile: basterà verificare con attenzione i dati anagrafici e intervenire dove sono presenti errori.Cedente e cliente coincidenti
Un errore meno frequente ma comunque possibile riguarda la coincidenza tra cedente (fornitore) e cliente. In alcune tipologie di documenti questo non è ammesso.È importante modificare i dati e verificare che non ci sia stata confusione tra le anagrafiche.
Oltre ad affidarsi ad un software di fatturazione, una buona idea è creare una checklist così da verificare
Insomma, ora è molto più chiaro che gli errori possono capitare quando si compilano le fatture elettroniche ma scegliendo un buon software di fatturazione possiamo prevenire molti sbagli e intervenendo in modo repentino nella correzione per consegnare il documento ai destinatari.
